Stand: 17. September 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Ludwig Wagner, GAP Optimizer, Brahestraße 38, 10589 Berlin, Deutschland, E Mail: [email protected]. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenarten, jeweils näher erläutert in den folgenden Abschnitten:
Für die Registrierung erheben wir Name, E Mail Adresse und ein selbst gewähltes Passwort, das ausschließlich als Hashwert gespeichert wird, sowie optional den Namen Ihres Beratungsbüros. Beim Login prüfen wir E Mail Adresse und Passwort. Für die Passwort-Zurücksetzung versenden wir einen zeitlich begrenzten Link per E Mail (siehe Abschnitt 6).
Speicherdauer: bis zur Löschung Ihres Kontos (siehe Abschnitt 12). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).
Die von Ihnen eingegebenen Betriebs, Schlag, Kultur und Maßnahmendaten sowie die daraus erzeugten Berechnungen und Prüfprotokolle werden gespeichert, damit Sie Ihre Planungen einsehen, vergleichen und dokumentieren können. Diese Daten werden ausschließlich für Ihr eigenes Konto beziehungsweise, bei Beratern, für die von Ihnen verwalteten Betriebe verwendet.
Speicherdauer: bis zur Löschung Ihres Kontos beziehungsweise der einzelnen Planung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Beim Import von Flächendaten wird die hochgeladene Datei ausschließlich zur Verarbeitung in einer temporären Datei verwendet und danach automatisch gelöscht, unabhängig davon, ob der Import erfolgreich war. Die daraus erzeugte Vorschau wird als vorläufiger Datensatz gespeichert, damit Sie sie vor der Übernahme prüfen können.
Bestätigen Sie die Vorschau, werden die Daten Teil Ihrer regulären Betriebsdaten (siehe Abschnitt 4). Verwerfen Sie die Vorschau, wird der vorläufige Datensatz sofort gelöscht. Eine nicht bestätigte Vorschau kann nach Ablauf des angezeigten Gültigkeitsfensters nicht mehr übernommen werden; die zugrunde liegenden Daten werden in diesem Fall auf Anfrage gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Nachrichten über das Kontaktformular sowie über den internen Nachrichtenbereich werden gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Beim Kontaktformular werden Ihr Name und Ihre E Mail Adresse zusammen mit Ihrer Nachricht übermittelt.
Für den Versand von E Mails (zum Beispiel Links zur Passwort-Zurücksetzung) nutzen wir den Dienstleister MailerSend. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der E Mail an MailerSend übermittelt.
Speicherdauer: Kontointerne Nachrichten bis zur Löschung des jeweiligen Kontos. Kontaktformular-Anfragen werden auf Anfrage gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer E Mail Versand).
Berater können ein eigenes Bürologo hochladen, das in ihren Prüfprotokollen angezeigt wird. Das Logo wird technisch geprüft (zulässiges Format, Größenbegrenzung) und als Bilddatei in Ihrem Konto gespeichert.
Speicherdauer: bis zur Löschung oder zum Ersetzen des Logos beziehungsweise bis zur Löschung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um Sie während Ihres Besuchs angemeldet zu halten. Es wird gelöscht, sobald Sie Ihren Browser schließen oder sich abmelden. Weitere Cookies, insbesondere zu Marketing oder Tracking-Zwecken, setzen wir nicht ein.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Enthält die Ziel-URL eines Anzeigenklicks den Parameter „gclid" (Google Click ID), lesen wir diesen Wert beim Seitenaufruf aus und führen ihn während Ihres Besuchs in genau diesem, bereits beschriebenen Sitzungs-Cookie mit — ein zusätzliches Cookie wird dafür nicht gesetzt. Registrieren Sie sich, speichern wir die gclid zusammen mit dem Zeitpunkt an Ihrem Konto, um Registrierungen den zuvor angeklickten Anzeigen zuordnen zu können; bei dieser Erfassung selbst findet keine Übermittlung an Dritte statt. Für die Erfolgsmessung übermitteln wir die gespeicherten gclid-Werte zusammen mit dem Zeitpunkt der Registrierung in unregelmäßigen Abständen an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, damit die Registrierung dort der auslösenden Anzeige zugeordnet werden kann. Übermittelt werden ausschließlich die gclid, der Zeitpunkt und ein fester Zahlenwert; Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Betriebsdaten werden dabei nicht übermittelt. Google Ireland Limited kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln; Grundlage sind die von Google abgeschlossenen EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Anzeigenschaltung).
Zur sicheren Bereitstellung unseres Angebots erfassen wir bei Seitenaufrufen technische Nutzungsdaten. Dazu gehören die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt, Informationen zum verwendeten Browser und Gerät sowie eine pseudonymisierte Kennung. Bei angemeldeten Nutzern kann der Aufruf dem Benutzerkonto zugeordnet werden.
Wir verwenden diese Daten, um technische Fehler und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen und die Nutzung unserer Funktionen auszuwerten. Eine Nutzung für personalisierte Werbung oder ein Verkauf dieser Daten findet nicht statt. Die Daten werden nach den nachfolgend genannten Fristen automatisch gelöscht.
Konkret: Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung mit SHA-256 ohne zusätzliches Salt gehasht und auf 16 Zeichen gekürzt. Dies ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung, da wiederkehrende Aufrufe derselben Adresse innerhalb unseres Systems erkennbar bleiben. Diese technischen Protokolldaten werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht; die Löschung wird bei jedem Aufruf unseres internen Auswertungsbereichs technisch ausgeführt.
Bei technischen Fehlern kann zusätzlich der Dienst Sentry zur Fehlerdiagnose eingesetzt werden, sofern dieser auf dem jeweiligen Server aktiviert ist; dabei werden grundsätzlich keine Cookies oder IP-Adressen automatisch erfasst. Bei einem einzelnen älteren Importweg wird im Fehlerfall zusätzlich Ihre interne Nutzerkennung an Sentry übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit und Weiterentwicklung).
Wir geben Ihre Daten nicht zu eigenen Werbezwecken an Dritte weiter. Beim Betrieb dieser Anwendung sind jedoch folgende Dienstleister als Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter technisch eingebunden:
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen beziehungsweise werden vor einer entsprechenden Nutzung Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Schriftarten und die verwendeten Programmbibliotheken werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; beim Seitenaufruf besteht dafür keine gesonderte Verbindung zu einem weiteren Drittanbieter.
Wir sind bestrebt, Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten. Sollte ein eingesetzter Dienstleister Daten ausnahmsweise auch außerhalb der EU oder des EWR verarbeiten, stellen wir sicher, dass die datenschutzrechtlich erforderlichen Garantien vorliegen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO oder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Nähere Angaben zum jeweiligen Dienstleister erhalten Sie auf Anfrage über die im Impressum genannten Kontaktdaten.
Soweit nicht in den vorstehenden Abschnitten abweichend angegeben, gilt:
Löschen Sie Ihr Konto vollständig (siehe Kontobereich), werden Ihre Kontodaten, Betriebe, Berechnungen und Nachrichten unwiderruflich entfernt. Bereits vor der Kontolöschung entstandene, pseudonymisierte technische Protokolldaten werden davon unabhängig nach der in Abschnitt 9 genannten Frist gelöscht.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags, insbesondere Konto, Betriebsdaten, Berechnungen, Prüfprotokolle, Importe, White Label Inhalte), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit, Fehlerdiagnose und Produktanalyse) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendige Cookies). Optionale, freiwillige Einwilligungen (zum Beispiel für den Newsletter) beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Dazu zählt auch die bei der Registrierung optional angebotene Erinnerung zur Antragsphase 2027: Wenn Sie die entsprechende Checkbox anhaken, benachrichtigen wir Sie per E-Mail, sobald die Regeln und Beträge für das Antragsjahr 2027 im GAP-Optimizer hinterlegt sind. Die Teilnahme ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Registrierung; Sie können die Erinnerung jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen widerrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir speichern dabei den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung sowie eine Kennung des Ihnen angezeigten Einwilligungstextes, als Nachweis, welchem Wortlaut Sie zugestimmt haben.
Die Angabe von Name, E Mail Adresse und Passwort bei der Registrierung sowie der zur Berechnung notwendigen Betriebs und Flächendaten ist erforderlich, um GAP Optimizer nutzen zu können. Ohne diese Angaben können wir den jeweiligen Dienst nicht bereitstellen. Alle übrigen Angaben, insbesondere Beratungsbüro, White Label Logo und Newsletter Anmeldung, sind freiwillig.
Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Die von GAP Optimizer berechneten Ergebnisse sind eine fachliche Hilfestellung; über die Bewilligung von Fördermitteln entscheidet ausschließlich die zuständige Behörde.
Sie haben das Recht auf:
Anfragen richten Sie bitte an: [email protected]
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unseren Unternehmenssitz in Berlin ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Betriebe und Berater können ohne Registrierung und ohne Passwort freiwillig einen realen Praxisfall für die fachliche Qualitätssicherung und für Regressionstests des GAP-Optimizers bereitstellen. Die Bereitstellung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung des GAP-Optimizers. Empfänger ist ausschließlich der Verantwortliche (siehe Abschnitt 1); die in Abschnitt 10 genannten technischen Dienstleister sind wie bei jedem anderen Seitenaufruf eingebunden, ein zusätzlicher, eigener Auftragsverarbeiter für die hochgeladenen Dateien kommt nicht zum Einsatz (siehe unten).
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe), auf Wunsch Ihr Name und Ihr Betrieb (beides freiwillig), die von Ihnen gewählte Art des Datensatzes, die von Ihnen hochgeladenen Dateien samt bereinigtem Originaldateinamen, Dateigröße und SHA-256-Prüfsumme je Datei, eine automatisch erzeugte Vorgangsnummer, der Zeitpunkt des Eingangs sowie ein mit einem geheimen Schlüssel gesalzener, gekürzter Hash Ihrer IP-Adresse.
Mit dem Absenden willigen Sie ausdrücklich in die Verwendung der von Ihnen bereitgestellten Daten zur fachlichen Qualitätssicherung ein. Davon zu unterscheiden ist ein möglicher, kostenfreier Zugang zu den Funktionen des Antragsjahres 2027: Dieser entsteht nicht durch das Absenden selbst, sondern ausschließlich nach einer gesonderten, ausdrücklichen Annahme durch den Betreiber, und setzt Eignung sowie ausreichende Vollständigkeit des Datensatzes voraus. Das Absenden einer Anfrage allein begründet keinen Anspruch. Beide Sachverhalte — die Einwilligung zur Datennutzung und der mögliche Zugang 2027 — werden getrennt voneinander zum jeweiligen Vorgang dokumentiert. Eine dokumentierte Freischaltung ist rein verwaltungsintern und verknüpft Ihren Vorgang nicht automatisch mit einem etwaigen künftigen Nutzerkonto; eine tatsächliche Freischaltung von Funktionen würde, falls es dazu kommt, gesondert und von Hand erfolgen.
Speicherdauer: Einen noch nicht entschiedenen Vorgang (Status „neu" oder „in Prüfung") löschen wir spätestens 180 Tage nach Eingang, sofern bis dahin keine Entscheidung getroffen wurde. Einen als ungeeignet oder abgelehnt eingestuften Vorgang löschen wir spätestens 60 Tage nach dieser Entscheidung. Ein angenommener Vorgang unterliegt keiner festen Löschfrist; er wird für die Dauer der tatsächlichen fachlichen Nutzung zur Qualitätssicherung aufbewahrt. Eine vollständige Löschung durch uns ist jederzeit zusätzlich möglich.
Bei einer Löschung — nach Ablauf der genannten Frist, auf Ihren Wunsch oder durch uns veranlasst — werden die hochgeladenen Dateien und ihre Dateimetadaten vollständig entfernt; Name, Betrieb, eine etwaige interne Notiz und der IP-Hash am Vorgang werden geleert. Ihre E-Mail-Adresse wird durch einen festen, technisch nicht zustellbaren Platzhalterwert ersetzt. Erhalten bleiben ausschließlich die Vorgangsnummer, die Art des Datensatzes, der Eingangszeitpunkt sowie ein Protokolleintrag, dass und wann die Löschung stattgefunden hat — als Nachweis, ohne dass daraus die gelöschten Inhalte rekonstruierbar wären. Für sich genommen, ohne Zugriff auf die im Übrigen gelöschten oder geleerten Angaben, ist die Vorgangsnummer danach nicht mehr einer bestimmten Person zuzuordnen.
Hochgeladene Dateien werden vor der Annahme technisch auf zulässiges Format und tatsächlichen Dateityp geprüft; eine automatische Schadsoftware- beziehungsweise Virenprüfung findet nicht statt. Die Dateien werden serverseitig nie automatisch ausgeführt, eingebettet oder gerendert; ein Zugriff ist ausschließlich als bewusste, einzelne Handlung eines Administrators möglich. Die Dateien verlassen unseren Server nicht — für die Uploads kommt kein externer Auftragsverarbeiter zum Einsatz.
Nach dem Absenden erhalten Sie keine automatische Bestätigungs-E-Mail. Ihre Vorgangsnummer wird ausschließlich einmalig auf der Bestätigungsseite angezeigt — bitte notieren Sie sie sich.
Die in Abschnitt 16 genannten Betroffenenrechte gelten unverändert auch für Sie als Absender eines Praxisdaten-Vorgangs, sobald Sie über Ihre angegebene E-Mail-Adresse identifizierbar sind — insbesondere das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) auf Anfrage über die im Impressum genannten Kontaktdaten.
Rechtsgrundlage: für die inhaltliche Verarbeitung Ihres Datensatzes Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung); für den technischen IP-Hash zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erkennung von Missbrauch, vergleichbar Abschnitt 9).
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 17. September 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Datenverarbeitung, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.